Самозанятый и СДЭК: договор, документы и налоги

Самозанятый на НПД — это не «предприниматель без регистрации», а отдельный налоговый режим со своими правилами. И главный вопрос, который возникает при выходе на доставку: можно ли заключить договор с СДЭК и что для этого нужно.

Короткий ответ: да, можно. Дальше — детали, которые обычно выясняются уже после первой заявки.

Может ли самозанятый заключить договор с СДЭК

Может. Для перевозчика важна не форма организации, а статус отправителя и возможность заключить договор: самозанятый — такое же правоспособное лицо, как ИП или ООО.

Что нужно для договора

1. 1Документыпаспорт, ИНН, справка о постановке на учёт НПД
2. 2Договоркорпоративный тариф вместо розничного
3. 3Отправкиличный кабинет, статусы, забор со склада
4. 4Отчётностьакты и счета для учёта, чеки через «Мой налог»

На практике разница с ИП не в праве заключить договор, а в условиях: скидки, отсрочка платежа и кредитный лимит зависят от объёма и истории, а не только от организационной формы. У самозанятого с десятком отправлений в месяц условия будут скромнее, чем у магазина с сотней — но это вопрос объёма, а не запрета.

Какие документы нужны

Стандартный набор для самозанятого — тот же, что и для ИП, если речь о корпоративном тарифе:

• паспорт;
• ИНН;
• справка о постановке на учёт в качестве налогоплательщика НПД — её можно сформировать в приложении «Мой налог»;
• контактные данные и адрес для забора, если планируете забирать со склада.

Если вы работаете как физическое лицо без оформления НПД, тоже можно отправлять — но по розничному тарифу, без скидки и без закрывающих документов для бухгалтерии. Для регулярных продаж это невыгодно: розничный тариф дороже корпоративного, а расходы нельзя корректно учесть.

Чем договор отличается от розничной отправки

Для самозанятого ключевой пункт — документы. Вы платите налог с дохода, и расходы на доставку уменьшают базу только косвенно: на НПД нет вычета расходов, налог считается с выручки. Но закрывающие документы всё равно нужны, чтобы подтвердить расходы при спорах и для отчётности перед покупателями-юрлицами.

Налог: как считать

На НПД две ставки:

• 4 % — с доходов от продаж физическим лицам;
• 6 % — с доходов от продаж юридическим лицам и ИП.

Ставка применяется к выручке, а не к прибыли. Расходы на доставку, упаковку и комиссии на налог напрямую не влияют — уменьшить сумму налога на них нельзя.

Важная деталь про доставку: если покупатель оплачивает доставку отдельно, эта сумма — часть вашего дохода. Если вы включаете доставку в цену товара, она тоже входит в доход. Отдельно вести учёт доставки нужно хотя бы для того, чтобы понимать реальную маржу: налог считается со всей суммы, а расходы на перевозку вы платите из неё же.

Лимит дохода на НПД — 2,4 млн ₽ в год. При приближении к лимиту нужно либо переходить на другой режим, либо ограничивать оборот: превышение автоматически лишает права на НПД.

Чеки и отчётность

Самозанятый обязан выдавать чеки через приложение «Мой налог» на каждую продажу. Чек формируется на сумму продажи, включая доставку, если она входит в сумму.

Нюанс: если вы отправляете товар с наложенным платежом, деньги приходят не сразу, а после получения. Чек нужно формировать в момент расчёта с покупателем — то есть когда деньги фактически поступили. Для этого удобно вести журнал заказов: дата отправки, дата получения, дата поступления денег, сумма.

Если покупатель — юридическое лицо и просит счёт, у самозанятого нет обязанности выставлять счёт-фактуру (НДС на НПД нет), но счёт как документ для оплаты можно выставить. Уточните у покупателя, какой комплект документов ему нужен: иногда достаточно чека и договора.

Что учесть при работе с СДЭК на НПД

Отсрочка платежа. Для самозанятых она обычно меньше, чем для ИП с историей. Планируйте кассовый разрыв: деньги от покупателей приходят после доставки, а счёт за перевозку может прийти раньше.

Кредитный лимит. Если отправляете много и оплата по счёту, лимит может быть ограничен. Уточняйте условие в договоре — как и для ИП.

Возвраты. При невыкупе обратная доставка оплачивается отправителем. На НПД это прямой расход, который не уменьшает налог: считайте его в юнит-экономике заранее.

Документы для покупателей-юрлиц. Если вы продаёте компаниям, им нужны закрывающие документы. Договор с СДЭК и чеки НПД закрывают вашу сторону, но не заменяют договор поставки с покупателем.

Когда самозанятому лучше стать ИП

Не всегда, но есть признаки, при которых НПД становится тесным:

• оборот приближается к 2,4 млн ₽ в год;
• нужны сотрудники (на НПД нельзя нанимать по трудовому договору);
• нужна отсрочка платежа и кредитный лимит больше, чем дают самозанятому;
• покупатели-юрлица требуют полный комплект документов с НДС.

Переход на ИП — не «повышение статуса», а смена налогового режима. Считать нужно по цифрам: на УСН «доходы» ставка 6 %, но есть возможность уменьшать налог на страховые взносы, а на НПД такой возможности нет.

Как самозанятому считать юнит-экономику доставки

Пока отправлений мало, кажется, что считать нечего: заплатил за посылку — получил деньги. Проблема в том, что на НПД нет вычета расходов, поэтому каждая переплата за доставку уменьшает прибыль напрямую.

Простой расчёт на одну отправку:

1. Цена товара для покупателя.
2. Минус закупка или себестоимость.
3. Минус доставка по тарифу.
4. Минус упаковка и амортизация.
5. Минус налог — 4 % или 6 % от выручки, включая доставку, если она в сумме.
6. Минус доля возвратов — стоимость обратной доставки, умноженная на долю невыкупа.

Если после шестого шага остаётся меньше десяти процентов от цены, бизнес держится на объёме: любое подорожание доставки или рост возвратов уводит в минус. В этом случае помогают три вещи: договор со скидкой, упаковка по размеру товара и подтверждение заказов перед отправкой.

Отдельно про налог: многие забывают, что он считается с полной суммы, которую заплатил покупатель, включая доставку. Если доставка стоит 400 ₽, а товар 2 000 ₽, налог 4 % считается с 2 400 ₽, а не с 2 000 ₽.

Что спросить у менеджера до подключения

Пять вопросов, которые сэкономят время и деньги:

1. Какой тариф будет у меня при моём объёме и как он меняется при росте?
2. Есть ли забор со склада и с какого объёма он доступен?
3. Какая отсрочка платежа и какой кредитный лимит доступны самозанятому?
4. Как считается обратная доставка при невыкупе?
5. Какие документы я получу для учёта и отчётности?

Ответы на эти вопросы определяют, окупится ли договор. Если менеджер не может ответить сразу, попросите прислать условия письменно — устные договорённости в договор не попадают.

Если покупатель — компания

Самозанятый может продавать юрлицам — но здесь важна документальная аккуратность.

Что нужно покупателю-компании:

• договор поставки или счёт как оферта;
• закрывающие документы — чек НПД и, при необходимости, акт;
• подтверждение статуса — иногда просят справку о постановке на учёт.

Счёт-фактуру самозанятый не выставляет: НДС на НПД нет. Если компания настаивает на полном комплекте с НДС, скорее всего, ей нужен поставщик на другом режиме — это ограничение не ваше, а её учётной политики.

Практика: обсудите с покупателем формат документов до первой поставки. Один вопрос «вам достаточно чека НПД?» снимает большинство проблем на этапе оплаты.

Отдельно про доставку: если компания просит отправлять на свой склад с оформлением на её реквизиты, убедитесь, что данные в накладной совпадают с документами поставки. Расхождения в наименовании получателя иногда приводят к тому, что бухгалтерия не принимает расходы.

Частые ошибки самозанятых при отправках

Отправка без указания статуса НПД. Продавец оформляет отправку как частное лицо, платит розничный тариф, а потом удивляется, почему нет скидки и закрывающих документов.

Забыть про чек. Покупатель оплатил, посылка ушла, чек не сформирован. Это нарушение: чек нужно выдавать на каждую продажу, и сделать это задним числом без последствий не всегда возможно.

Путать доход и прибыль. Налог считается с выручки, поэтому крупная сумма на счёте — не то же самое, что заработок. Планировать расходы нужно от суммы после налога и логистики.

Не считать обратную доставку. Возврат при невыкупе приходит как неприятный сюрприз в акте сверки.

Исправляются все четыре ошибки одинаково: посчитать юнит-экономику до первой отправки и записать порядок действий в чек-лист.

Итог

Самозанятый может заключить договор с СДЭК и отправлять по корпоративному тарифу. Нужны паспорт, ИНН и справка о постановке на учёт; налог считается с выручки по ставке 4 % или 6 % в зависимости от покупателя.

Главное, что стоит сделать до подключения: посчитать юнит-экономику с учётом обратной доставки и понять, хватает ли лимита НПД на планируемый оборот.

Если нужен договор для отправок — оставьте заявку, поможем с условиями. Заявки принимаем круглосуточно, визит в офис не нужен.